訪問介護事業所でも電話・FAXからの連絡をタイムリーに対応する

訪問介護業務における電話・FAX対応の課題

訪問介護事業所では、電話やFAXによる連絡が日常的に行われますが、これらに迅速に対応することが難しい場面がしばしばあります。訪問介護では事業所全員がサービスに出かけ事業所を留守にすることもしばしばで、電話・FAXを受け取った際にその内容を即座に確認できない場合が発生し、サービスの質に影響を及ぼすことがあります。これを防ぐためのファミーユヘルパーサービスの取組を紹介します。

受電ー＞伝言ゲームを無くす取り組み

ファミーユヘルパーサービス名北では、受電した電話やFAXの連絡ミス・遅延や伝言ゲームを無くすため、以下の取り組みを行っています。これにより、業務が拡大しても連絡漏れを防ぎ、スムーズな情報共有を実現しようとしています。

LINE登録の推奨

ファミーユヘルパーサービスでは社内の連絡アプリとしてラインワークスを導入しており、大部分のコミュニケーションを同アプリ内で行っています。各職員もラインワークス内で受発信された内容に対する感度は高く、また情報を一度に複数の担当者が確認することが容易なため、伝言ゲームによる社内の連絡漏れを防いでいます。

ラインワークスの良いところは、ラインとも繋がることが可能で、通常の「お友達登録」によって利用者様・ご家族やケアマネ・相談員といった外部の方達とも容易に繋がることが可能です。ファミーユヘルパーサービスでは、そのような社外の方とも積極的に「お友達登録」していただくことを進めており、社外からの連絡をよりダイレクトに担当者全員が認知・返答できる仕組みとしています。

代表電話のアウトソーシング

代表電話の対応を外部のコールセンターにアウトソーシングし、電話対応内容を「LINEワークス」に通知する仕組みを導入しました。これにより、スタッフが現場に出ている場合でも、電話の内容をリアルタイムで確認することができ、重要な連絡を見逃すことなく、迅速に対応することが可能になります。

FAXメール受信後のLINEワークス通知

FAXで受け取った書類や伝達事項も、LINEワークスに自動転送される仕組みを整備しています。これにより、FAXを確認する手間が省け、関係者全員が即座に内容を把握できるため、情報の伝達が迅速かつ確実になります。FAXに起因する連絡の遅延や確認ミスを防ぐことができます。

ファミーユで働きませんか？

私たちは、より良いサービスを提供するために、新しい仕組みやツールを導入して、業務の効率化と情報共有のスムーズ化を進めています。もし、介護の仕事に興味があり、私たちの取り組みに共感していただける方がいれば、ぜひ一度ご相談ください。より詳細な情報はコチラをご覧ください。

 著者：草野淳＠ファミーユグループ代表
東北大学法学部卒業。アマゾン・ミスミグループなど国内外の人事マネジャーを歴任。人事制度・評価制度の構築の他、独学でITを習得し、多くの人事関連の業務効率化を主導。関連書籍も執筆。2021年からファミーユヘルパーサービス名北の管理者兼サービス提供責任者。