役所も銀行も買物も「行かない事務」

とうとう限界

2020年11月に株式会社フルショウを買収してから、代表がだましだましやっていた裏方業務もついに限界を迎え、事務員さんを迎えることになりました。年明けから来てもらって、順調に業務習得してくれています。3社40名の人事・経理・総務・ITといった広い分野で、士業さんに委託もしていないので、かなりの業務範囲をしてもらっていると思っています。

前々から、リモート・電子化・自動化を進めていたので、その業務を習得してもらっていますが、まだ1回も、役所・銀行・郵便局・法務局・買物に「行かない」でこの範囲の業務をしています。どんな業務の仕方で「行かない事務」をしているか記載しておきたいと思います。

どんな範囲の業務なのか?

まず、どんな範囲の業務なのかを書き出してみます。すべて、入社一か月でやってもらった業務です。

  • 人事(3社分:社労士委託なし)
    • 社保・労働保険の資格取得、喪失
    • 給与計算(買取後の会社のシステム設定含む)
    • 給与振込
    • 年末調整(残務)、源泉発行
    • 給与支払報告(税務署・市町村)
    • 住民税変更届
    • 社会保険料納付
    • 源泉税納付
    • 住民税納付
  • 経理(3社分:税理士委託なし)
    • 給与仕訳
    • 経費仕訳
    • 請求書処理(支払)
    • 決算書作成(60%程度まで完了)
    • 現金合わせ
    • 請求書等貼り付け(証憑処理)
  • 総務
    • 謄本取得
    • 借家不具合対応
    • 借家修理工事対応
    • 備品購買
    • 名詞作成(ファミーユは内部で作成しています)
  • IT(ヘルプデスク機能は業務委託)
    • 複合機、ネットワーク入れ替えフォロー
    • アプリインストール、不具合一時窓口
  • 介護保険事務
    • 変更届提出
    • 利用者請求処理
    • 慰労金報告

その他にもやってもらったことはあるのですが、入社初月で、社内で使っているものや、社員・ビジネスのことを理解しながら対応するということなので、本当によくやってもらっていると思っています。

「行かない事務」

前述の業務の経験のある方なら、これらの業務を遂行するにあたり、役所、銀行(郵便局)、買物に「行かない」のメリットは理解してもらえると思います。また、その範囲の広さと業務量の多さに驚いたかもしれません。事務員さんが優秀であるとともに、それを可能にする仕組みをつくってきたことが「行かない事務」を成立できている理由でもあります。そのアプリケーション等を列記、説明していきます。

  • GSuite
    Google for Business ですね。@shi-on.net はGoogleアカウントと紐づいており、各Googleアプリは社員のアカウントで使用・共有ができます。Gmail、Hangout、カレンダーは当然活用しますが、習得業務のリスト(タスクリスト)として Google Keep を活用して私とタスク管理を行っています。私とは基本会わないので、初めはデイリー報告をお願いしていましたが、この Google Keepで十分タスク管理ができるので、1週間程度で、デイリー報告不要にしました。
  • JNB(BA-PLUS)、ネットバンク
    ファミーユグループの各種支払処理は、ほとんどすべてJNBで行っています。ビジネス向けのBA-PLUSは、同じアカウントの入口から、グループ会社全部の口座の処理ができるものです。各種請求書支払はもちろん、給与支払い、税金、保険料支払い、カード支払い口座などに活用しています。社保料は、一部Pay-easyを利用しています(口座引き落としにするには、高額で残高管理が時に難しくなるため)。
  • MFクラウド
    ネットバンクの取引、クレジットカード・電子マネー(SUICAなど)利用履歴、amazonアカウントでの購買履歴などを自動で吸い取り、一次仕訳をしてくれたり、残高の管理ができる会計クラウドソフトです。少ない工数で3社の会計処理がこの中でほとんどすべて終わり、月次収支が確認できるというすばらしいものです。現金の扱いをできるだけしない対応(ビジネスカードや、振替処理、電子マネー導入等)をセットにすると、どんどん工数が減ります。
  • eLtaxe-tax web
    源泉税、住民税をウェブ上で済ませるためのアプリです。これで銀行行く必要なし! ちなみに源泉税はクレジットカード支払いができます。源泉税は督促状などの場合には、国税クレジットお支払サイトから支払えます。e-taxは、e-taxソフトというものもあり、こちらは、決算書の作成&提出が行えます(マイナンバーカード認証)
  • e-Gov
    社会保険、労働保険に関する届け出等をしてくれるアプリです。電子申請にはマイナンバーカード(カード形式のもの)&カードリーダー(安いよ)が必要です。ちなみに、e-Govの申請履歴管理(申請したもののStatus確認や、不備箇所のやり直しなど)は、本当に不便です。別途前述の Google Keepで履歴とStatus管理をしています。
  • (法務局)申請総合ソフト
    アプリ上から謄本を申請したり、登記申請できたりするものです。登記申請には、別途、専用の電子申請が必要で、これが年数千円という困ったものです。謄本申請だけなら、電子申請は不要なので、それだけでもありがたいアプリではあります。支払はネットバンクで行います。早くマイナンバーカードで認証対応してほしいところですね。
  • クリックポスト
    郵便局にもいかないでよいアプリといえば、クリックポストですねA4 3cm厚までなら、PCで入力&プリントアウトしてバーコード付きの宛先貼り付け、200円前後のクレジットカード決済(Yahooもしくはamazon pay)でOK。投函するだけです。追跡もできちゃう優れものです。どうしても普通郵便で送りたいときは、切手のネット販売(5000円?以上で送料無料)を使えと言っています。
  • ハローワーク求人者マイページ
    求人票出しにハローワークにも「行かない」でOKです。
  • amazon・アスクル
    説明不要ですね。買い出しやめましょ。

入社初月から在宅勤務も

事務員さんだけじゃないですが、オフィスにいなくても仕事ができる環境をずっと整えてきました。介護業界ならFAXはつきものですが・・・、これもメールで確認、家から送付できます。あとは全員ノートPCにしているので、在宅勤務への移行もすぐにできます。事務員さんは、入社した月の途中から在宅勤務も織り交ぜて勤務してもらいました。コロナも安心ですね。

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