カレンダーでリマインダー・ルーチン予定表

あけまして おめでとうございます。JK@ファミーユグループ代表 です。

既存会社のメンバー入れ替えと、買収会社のメンバーの合流があって、優秀なマネジャーが揃ってきました。それに合わせて、以前作っていたカレンダーでのリマインダー・ルーチン予定表の再整備をしていました。

Googleビジネスアカウントでアカウント管理しています

ファミーユグループは、マネジャーやPCを持って仕事をするケアマネさん達には、Googleビジネスアカウントを振っています。@shi-on.net をGSuite上で管理して、@shi-on.net のアカウントを一つ一つ持ってもらっています。Gmail、グーグルカレンダー、連絡先、Googleドライブなど、Googleアカウントで使えるものは、すべて@shi-on.net で標準的に使用できます。スマホとの連動もラクチンです。

カレンダーも他の社員との共有も簡単で、会議等招待や訪問予定も管理できます。 加えてとても便利な使い方が リマインダー・ルーチン予定表としてつかうことです。

カレンダーの予定入力には、どの様に予定を繰り返すのか?(Defaultは繰り返さない)を設定できるようになっています。

これを例えば、1か月ごとの繰り返しで使えば、月間のルーチンが予定表でリマインドされるということです。

カレンダーの繰り返し機能で月次ルーチン業務管理

例えば、月初には請求返戻の確認をする必要がありますが、これを各請求担当者を参加者として送るわけです。会議の招待の中には、参加者の他、メモや添付ファイルも付けられますので、月次で入力をしてほしい管理ファイルなどはそのリンク(Googleドライブから)つけて、送付してあげれば、カレンダー予定を開けば、どのファイルに対して何をしたらよいかが分かるという優れものです。

同様に、週次、年次もできますので、それぞれ、週次ルーチン管理表、年次ルーチン管理表にすることも簡単です。

もう少し長いスパンでも使うことができます。事業所の更新など5年に一度などの重要イベントです。管掌の県や市からも通知が来ることがありますが、あてにしてはリスクがあります。そういったものも、自分や関係しそうな管理者には招待を送るのが良いですね。

「3ヵ月後の月末に再度確認しましょうか?」

「3ヵ月後の月末に再度確認しましょうか?」のような状況がないですか? その時が来たら思い出しますか?覚えていますか? そんなものも、繰り返しじゃないけどカレンダー登録してしまえばよいと思います。確定的な予定が決まっていなくても、おおよその日付の1週間くらい前に、予定を入れておいたら、思い出せますしね。

先の予定を気合で思い出したりはしない。 Attack Process Engage Process 「自己・他人を責めず、ただプロセスを改善する」ですね。

ファミーユグループでは、一緒に働いてくれる方を探してみます。ぜひお問い合わせください。

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